2026年10月15日、ながおかDXセンターと長岡商工会議所の共催により、セミナー「生成AIで進める！業務効率化と属人化解消」を開催しました。当日はたくさんの方からご参加いただき、ありがとうございました。
本セミナーでは、コニカミノルタジャパン株式会社様と株式会社エイトレッド様から講師を迎え、DX推進の土台づくり、生成AI・Microsoft 365 Copilotの業務活用、AI搭載ワークフローによる申請・承認業務の効率化について、具体的な事例や実演を交えながらご紹介いただきました。
DXは「目的」と「小さな成功」から
前半では、DXは単なるツール導入ではなく、業務プロセスやIT基盤、ルール、人材、組織文化を一体で整えることが重要であると説明されました。
最初から大規模な変革を目指すのではなく、まずは解決したい課題と目的を明確にし、対象業務を絞って小さく始めること。そして、得られた成果を可視化し、社内に広げていくことが、DXを着実に進めるポイントとして示されました。
生成AIを業務の「協働ツール」に
生成AIに関する講演では、メールや議事録の作成、長文の要約、資料作成、データ分析など、日常業務における活用例が紹介されました。
Microsoft 365 Copilotを使った実演では、メール案の作成、Teams会議の要約やタスク抽出、アンケートデータの集計・グラフ化、分析結果をもとにしたPowerPoint資料の作成などが取り上げられました。
一方で、生成AIの回答には誤りや偏りが含まれる可能性があります。AIに任せる部分と、人が確認・判断する部分を適切に分け、出典確認やファクトチェックを行うことが、安全で効果的な活用につながります。
ワークフローで申請・承認業務を効率化
後半では、紙で行っている申請・承認業務を電子化するワークフローについて紹介されました。
申請様式や承認ルートを仕組み化することで、外出時の承認停滞、書類の検索、保管、進捗確認といった課題を改善できます。さらに、AIを活用して見積書などの内容を申請書へ反映したり、対話形式で申請内容を作成したりする機能も紹介されました。
ワークフローは、単なるペーパーレス化にとどまりません。業務手順や判断条件を標準化し、進捗や履歴を可視化することで、業務の属人化解消や意思決定の迅速化にもつながります。
身近な業務からDXの第一歩を
今回のセミナーを通じて共通して示されたのは、デジタルツールを導入するだけでは業務変革は定着しないということです。
まずは、次のような身近な業務を洗い出すことが第一歩になります。
- 紙への記入や押印が必要な業務
- 同じ内容を複数のシステムへ入力している業務
- 承認待ちで滞留している業務
- 資料や過去の情報を探すのに時間がかかる業務
- 議事録やメール、資料の作成に時間を要する業務
- 特定の担当者に問い合わせが集中している業務
こうした業務の中から、効果が見えやすいものを一つ選び、小さく試行することが重要です。削減できた時間や承認日数、紙の枚数などを測定し、成果を共有しながら段階的に対象を広げていくことが、業務効率化と属人化解消への現実的な進め方となります。
ながおかDXセンターでは、地域企業・団体の皆さまのDXに関するご相談を受け付けています。「何から始めればよいか分からない」「自社で生成AIをどのように活用できるか知りたい」といった段階から、お気軽にご相談ください。